Inleiding
De regelgeving met betrekking tot het privéleven en de bescherming van persoonsgegevens is van toepassing op de verwerking van uw gegevens, in het bijzonder Verordening EU 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming of “AVG”).
Overeenkomstig deze regelgeving vindt u hieronder de informatie met betrekking tot de verwerkingen die wij uitvoeren in het kader van onze activiteiten.
Voor alle vragen met betrekking tot onze privacyverklaring of om een van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via aangetekende zending naar het hieronder vermelde postadres of per e-mail naar het volgende adres: contact@neo-group.be.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden verwerkt door de NV NEO Group (hierna “NEO Group”), gevestigd te rue d’Abhooz, 2, 4040 Herstal, België. Zij is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0535.747.628.
NEO Group is een handelsagent voor verschillende vennootschappen. Zij is dus belast met klantenprospectie en het afsluiten van contracten in naam en voor rekening van deze opdrachtgevende vennootschappen.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen uw gegevens ofwel via cookies, ofwel via uw contacten met ons.
Voor meer informatie over de gegevens die via cookies worden verzameld, kunt u ons “Cookiebeleid” raadplegen door hier te klikken.
In het algemeen zijn de gegevens die wij verzamelen de volgende:
contactgegevens (bijvoorbeeld naam, voornaam, telefoonnummer, e-mail, adres, postcode, stad, identiteitskaart- of paspoortnummer, …);
de data van uw eventuele aanvragen met betrekking tot NEO Group;
de manier waarop u met ons communiceert en onze site gebruikt;
betalingsinformatie en bestelgegevens;
uw voorkeuren en interesses (bijvoorbeeld merken van producten en diensten, uurschema’s, …);
uw vragen/opmerkingen/communicaties;
uw vragen, eventuele klachten en alle gegevens die u ons toestuurt als wij met u communiceren, met name per e-mail;
de persoonlijke informatie die u verkiest aan NEO Group te geven om een betere klantervaring te verkrijgen.
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens die u aan NEO Group verstrekt, kunnen worden verwerkt voor de hieronder opgesomde doeleinden.
De voorkeuren van onze prospecten en klanten kennen en beheren
Wij gaan over tot kruisverwijzingen, analyses en combinaties van gegevens, bijvoorbeeld:
kwalificatie van onze database met prospecten en klanten (onder “kwalificatie” verstaan wij het regelmatig bijwerken van onze database);
het opstellen van statistieken, commerciële scores en het uitvoeren van rapportering.
Het doel van deze handelingen is om een beter inzicht te krijgen in uw behoeften en wensen, om voor zover mogelijk te vermijden dat wij u onnodige aanbiedingen sturen die niet aangepast zijn aan uw levensstijl en, in het algemeen, om te vermijden u te storen.
Deze handelingen stellen ons in staat om:
onze communicatie te personaliseren voor marketingactiviteiten, merkpromotie, prospectie, om u aanbiedingen te doen en gepersonaliseerde relationele berichten te sturen en, in het algemeen, om uw opvolging te verzekeren en u op een persoonlijke manier te behandelen;
onze producten en diensten te ontwikkelen, te testen, aan te passen en te verbeteren, met name door enquêtes en onderzoek uit te voeren, en door nieuwe producten, diensten en functies te testen en problemen op te lossen, wat ons in staat stelt zo goed mogelijk te beantwoorden aan uw verzoeken en die van onze klanten in het algemeen;
de diensten die wij aanbieden te optimaliseren door ons te helpen toekomstige behoeften en gedragingen van onze prospecten en klanten te voorspellen en hierop te anticiperen.
Communiceren met onze prospecten/klanten buiten contractuele relaties of verzoeken om precontractuele maatregelen om
De verwerking van uw persoonsgegevens stelt ons in staat om met u te communiceren, met name om:
uw aanvragen te beheren die per post of via https://www.neo-group.be zijn gedaan (verzoeken om uitleg met betrekking tot NEO Group, informatie, …) en deze aanvragen te beantwoorden;
op een meer algemene manier te antwoorden op uw informatieverzoeken, enz., die ons via andere kanalen bereiken (bijv.: telefoontje van een betrokkene);
u te informeren over onze onderneming, met name over elke nieuwe dienst of product, u onze nieuwsbrieven, promoties en aanbiedingen te sturen, met name per e-mail, of contact met u op te nemen per telefoon of via sociale media (behalve natuurlijk als u niet hebt ingestemd met elektronisch contact);
het beheer van uitschrijvingsverzoeken voor nieuwsbrieven, promoties en tevredenheidsenquêtes uit te voeren.
De contractuele relatie en alles wat daarbij komt kijken beheren, met name
Wij verwerken uw gegevens in het kader van precontractuele en contractuele relaties, wat onder meer omvat:
antwoorden op uw verzoeken om precontractuele maatregelen (bijv.: aanvraag om inlichtingen of offertes);
uitvoering van de gesloten contracten; met name door de contracten en alle nuttige informatie door te geven aan de door de klant gekozen dienstverleners, zodat deze de dienst(en) kan uitvoeren;
communicatie in het kader van verzoeken om precontractuele maatregelen of gesloten contracten;
beheer van de facturatie.
Klachten beheren
De verwerking van uw persoonsgegevens stelt ons in staat om elke eventuele klacht die u aan ons zou overmaken te beheren.
Rechten in rechte beschermen
NEO Group kan ertoe gebracht worden de gegevens van betrokkenen te verwerken om haar rechten in rechte te doen gelden of te verdedigen (bijv.: invordering van een onbetaalde factuur of elke andere gerechtelijke procedure, inclusief administratieve rechtbanken).
Uw gebruik van onze site www.neo-group.be beveiligen en verbeteren, met name
Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:
verbetering van de navigatie, met name door de aangeboden trajecten en inhoud aan te passen aan de internetgebruikers;
implementatie van beveiliging.
NEO Group voert voortdurend administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen in en actualiseert deze om uw informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Enkele van de beschermingsmaatregelen die wij gebruiken om uw informatie te beschermen zijn firewalls en gegevensversleuteling, evenals toegangscontroles tot informatie.
NEO Group verwijdert bovendien regelmatig verzamelde gegevens die niet langer nuttig zijn voor het bereiken van de in deze kennisgeving gedefinieerde doeleinden.
Rekening houden met uw rechten op de bescherming van uw persoonsgegevens
Zoals verderop in detail aangegeven (zie rubriek “Uw rechten” hieronder), is de bescherming van uw persoonsgegevens een belangrijke waarde voor NEO Group. Wij verwerken uw gegevens dus ook om u in staat te stellen uw rechten jegens ons uit te oefenen.
De toepasselijke wetgeving naleven, met name wat betreft fraudepreventie
NEO Group kan uw persoonsgegevens verwerken voor doeleinden van fraudepreventie, risicobeoordeling, naleving van regelgeving, onderzoek, productontwikkeling, onderzoek, analyse en assistentie van prospecten en klanten.
NEO Group maakt voor zover mogelijk gebruik van geautomatiseerde methoden. Het is echter mogelijk dat NEO Group bepaalde communicaties handmatig moet herzien, bijvoorbeeld in het kader van fraudeonderzoeken.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerking en wat is de bewaartermijn van uw persoonsgegevens?
NEO Group verzekert dat de verwerking van uw persoonsgegevens rechtmatig georganiseerd is overeenkomstig artikel 6 van de AVG.
Uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om de nagestreefde doelen te bereiken en in ieder geval tot het verstrijken van de wettelijke verplichte bewaartermijnen, met name op fiscaal en boekhoudkundig vlak, en tot het einde van de verjaringstermijn van de contractuele aansprakelijkheid.
Uw gegevens zullen worden gewist wanneer:
ze niet langer nodig zijn voor het nagestreefde doel; of
u op geldige wijze uw recht op gegevenswissing hebt uitgeoefend; of
u uw toestemming hebt ingetrokken, wanneer de verwerking die toestemming als rechtsgrondslag heeft.
Hieronder lichten we enkele specifieke grondslagen en de bewaartermijnen van de gegevens in het licht van deze grondslagen toe.
Beheer van onze relatie met onze prospecten en onze klanten
Communiceren met onze prospecten/klanten buiten contractuele relaties of verzoeken om precontractuele maatregelen om:
Het verzenden van de elektronische nieuwsbrief en elke promotionele e-mail of telefoongesprek gebeurt op basis van de toestemming van de betrokkene, die zijn toestemming op elk moment kan intrekken door een eenvoudig verzoek naar het e-mailadres contact@neo-group.be of naar het postadres NEO GROUP SA, rue d’Abhooz, 2, 4040 Herstal, België. Het verzoek moet verduidelijken dat het een verzoek betreft aangaande NEO Group. Deze laatste behoudt zich het recht voor om de identiteit van de verzoeker te verifiëren om de betrokkene te beschermen. De intrekking van de toestemming kan ook rechtstreeks gebeuren door te klikken op de daarvoor voorziene link in elke promotionele e-mail van NEO Group.
De niet-digitale vormen van prospectie (bijv.: verzending van post) zijn gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen van NEO Group, die erin bestaan vrijelijk haar producten en diensten bij het publiek te kunnen promoten; de betrokkene kan zich echter verzetten tegen de verwerking van zijn gegevens op deze basis indien zijn belangen of fundamentele vrijheden en rechten zwaarder wegen dan de genoemde gerechtvaardigde belangen van NEO Group.
De gegevens die voor deze prospectiedoeleinden worden gebruikt, worden bewaard gedurende een periode van 18 maanden vanaf het laatste contact met de persoon, inclusief een klik door de persoon op een hyperlink met betrekking tot een actie van NEO Group.
De contractuele relatie en alles wat daarbij komt kijken beheren, met name
De verwerking van persoonsgegevens is hier gebaseerd op de noodzaak voor de goede uitvoering van het contract waarbij u partij bent, of wanneer het noodzakelijk is voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen (bijv.: aanvraag voor een offerte in goede en behoorlijke vorm).
De gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de precontractuele en/of contractuele relatie en uiterlijk tot het einde van het contract, echter onverminderd andere grondslagen die NEO Group zouden toelaten of verplichten om de betrokken gegevens gedurende een langere periode te bewaren.
Klachten beheren
De verwerking van uw gegevens in geval van een klacht kan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent, of noodzakelijk zijn voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen (bijv.: aanvraag voor een offerte in goede en behoorlijke vorm).
De gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de precontractuele en/of contractuele relatie en tot de sluiting van het account van het lid.
Buiten de twee voornoemde gevallen is de verwerking van uw gegevens bij een klacht gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen van NEO Group, die erin bestaan een zo goed mogelijk gevolg te kunnen geven aan klachten en te voorkomen dat deze zich herhalen. Dit kan met name bestaan uit het nemen van passende maatregelen tegen degenen binnen de organisatie die een fout zouden hebben begaan, het verbeteren van interne procedures en, in het algemeen, het verbeteren van de dienstverlening. U kunt zich echter verzetten tegen de verwerking van uw gegevens op deze basis indien uw belangen of fundamentele vrijheden en rechten zwaarder wegen dan de genoemde gerechtvaardigde belangen van NEO Group.
De gegevens die worden gebruikt voor de in de vorige paragraaf genoemde doeleinden, worden bewaard gedurende een periode van 18 maanden vanaf het laatste contact met u.
Onze rechten in rechte beschermen
NEO Group kan de gegevens van betrokkenen verwerken wanneer deze verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, inclusief administratieve rechtspraak.
De gegevens die in dit kader worden verwerkt, worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om het geschil tot een definitief einde te brengen en met inachtneming van de wettelijke verplichtingen, met name op het gebied van archivering en boekhouding, die een langere termijn kunnen voorschrijven voor alle of een deel van de bewaarde gegevens.
Uw gebruik van www.neo-group.be beveiligen en verbeteren
De verwerking van uw gegevens met het oog op het beveiligen en verbeteren van de site www.neo-group.be is gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen van NEO Group, die er met name in bestaan haar bezoekers en haar onderneming zo goed mogelijk te kunnen beschermen en haar diensten en imago op het internet te promoten. U kunt zich echter verzetten tegen de verwerking van uw gegevens op deze basis indien uw belangen of fundamentele vrijheden en rechten zwaarder wegen dan de genoemde gerechtvaardigde belangen van NEO Group.
Deze gegevens worden bewaard gedurende een periode van één jaar vanaf hun verzameling.
Indien van toepassing, dient u er rekening mee te houden dat de geldende regelgeving NEO Group kan verplichten uw persoonlijke navigatiegegevens te verwerken, met name voor onderzoeksdoeleinden, en gedurende langere periodes dan vermeld in de tweede paragraaf.
Het rekening houden met uw rechten op uw persoonsgegevens
De gerechtvaardigde belangen van NEO Group vereisen het rekening houden met en de verdediging van uw persoonsgegevens.
Dit rekening houden en deze bescherming is bovendien een wettelijke verplichting, met name gebaseerd op de AVG.
Deze verwerking, die onlosmakelijk verbonden is met de hierboven opgesomde doeleinden, stopt op hetzelfde moment als deze doeleinden.
De toepasselijke wetgeving naleven, met name wat betreft fraudepreventie
De gerechtvaardigde belangen van NEO Group om de naleving van de toepasselijke wetten te waarborgen en fraude te voorkomen, vereisen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
NEO Group deelt gegevens alleen met derden om de in het vorige punt aangegeven doelstellingen te bereiken.
Wanneer dit voor deze doeleinden noodzakelijk blijkt, kan NEO Group uw gegevens meedelen aan de volgende derden:
de vennootschappen van de groepen waarvoor wij de producten verdelen en waarmee u een contract hebt gesloten;
bankinstellingen;
fiscale en sociale administraties;
onze advocaten in geval van geschillen;
strafrechtelijke en gerechtelijke autoriteiten;
commissarissen/revisoren.
Het delen van uw persoonsgegevens gebeurt altijd met het grootste respect voor de vertrouwelijkheid en wij zien erop toe dat onze partners de door de AVG opgelegde verplichtingen naleven.
Wat zijn uw rechten?
Uw rechten in het algemeen
U beschikt, onder de voorwaarden gedefinieerd door de toepasselijke regelgeving, en met name de AVG, over:
het recht om op elk moment uw toestemming in te trekken voor de delen van de verwerking door NEO Group die op die toestemming zijn gebaseerd;
het recht om van NEO Group bevestiging te krijgen of er al dan niet persoonsgegevens over u worden verwerkt en, wanneer dat het geval is, toegang te krijgen tot die persoonsgegevens evenals tot diverse informatie over de verwerkingen (doeleinden van de verwerking, categorieën van betrokken persoonsgegevens, ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, de beoogde bewaartermijn van de persoonsgegevens of, indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen, enz.);
het recht om van NEO Group zonder onnodige vertraging rectificatie van onjuiste persoonsgegevens over u te verkrijgen;
het recht om van NEO Group zonder onnodige vertraging wissing van persoonsgegevens over u te verkrijgen;
het recht om van NEO Group de beperking van de verwerking te verkrijgen;
het recht om de persoonsgegevens over u, die u aan NEO Group hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, en het recht om die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen zonder daarbij te worden gehinderd door NEO Group;
het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u op vergelijkbare wijze in aanzienlijke mate treft.
Het recht van bezwaar
U hebt eveneens:
het recht om op elk moment, vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen, bij NEO Group bezwaar te maken tegen de verwerking van u betreffende persoonsgegevens wanneer deze verwerking, met name profilering, gebaseerd is op haar gerechtvaardigde belangen,
het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van u betreffende persoonsgegevens voor direct marketing, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op dergelijke direct marketing.
Uitoefening van de rechten
Op voorwaarde dat u uw identiteit bewijst, kunt u de hierboven beschreven rechten gratis uitoefenen door te schrijven naar NEO Group op het volgende e-mailadres: contact@neo-group.be of op het volgende postadres: NV NEO Group, rue d’Abhooz, 2, 4040 Herstal, België.
In het geval van kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken, met name vanwege hun herhalende karakter, kan NEO Group:
de betaling van een redelijke vergoeding eisen in het licht van de administratieve kosten voor het verstrekken van de informatie, de communicatie of het nemen van de gevraagde maatregelen; of
weigeren gevolg te geven aan deze verzoeken.
Het is aan NEO Group om aan te tonen dat het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.
Recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
U kunt zich ook wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) als u niet tevreden bent met de verwerking van uw persoonsgegevens door NEO Group.
Alle informatie hierover is te vinden op de site van de GBA:
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/ (NL);
www.autoriteprotectiondonnees.be/ (FR);
www.dataprotectionauthority.be (EN);
www.datenschutzbehorde.be/ (DE).
Bescherming van persoonsgegevens in geval van overlijden
De betrokkene kan op elk moment richtlijnen definiëren, wijzigen en herroepen met betrekking tot het bewaren, wissen en meedelen van uw persoonsgegevens na uw overlijden. U hebt zo het recht om een derde aan te wijzen aan wie de gegevens over u na uw overlijden kunnen worden meegedeeld. U verbindt zich er dan toe deze derde van uw stap op de hoogte te stellen.
Om dit recht uit te oefenen, kunt u schrijven naar NEO Group op het adres contact@neo-group.be.
Wie host uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden gehost door NEO Group, die zelf een beroep kan doen op een gekwalificeerde verwerker met servers buiten en op het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (EER). NEO Group maakt gebruik van de diensten van OVH.
Deze hostingoplossingen bieden een beveiliging die toelaat de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van de gegevens te garanderen. De gekozen verwerker verbindt zich er eveneens toe, onder dezelfde voorwaarden, een back-up van uw gegevens te maken of te laten maken onder omstandigheden die de veiligheid en integriteit ervan garanderen, en ze te beschermen tegen eventuele calamiteiten op de servers.
Mocht onze hostingverwerker bij uitzondering gegevens buiten de EER hosten, dan verbindt deze zich ertoe de AVG na te leven, ongeacht waar de gegevens worden gehost/opgeslagen.
Indien van toepassing, voorziet onze hostingverwerker ook in passende waarborgen met betrekking tot de doorgifte van gegevens buiten de EER, overeenkomstig artikel 46 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Wijziging, toepasselijk recht en bevoegde jurisdictie
NEO Group behoudt zich het recht voor om haar kennisgeving op elk moment te wijzigen om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving. De versie van de kennisgeving die van toepassing is, is de versie die van kracht is op de website van NEO Group: https://www.neo-group.be. Wij raden u daarom aan om regelmatig de geldende kennisgeving op onze site te raadplegen.
De geldigheid, interpretatie en/of uitvoering van de kennisgeving zijn onderworpen aan het Belgisch recht en het toepasselijke recht van de Europese Unie. In geval van een geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie of uitvoering van de kennisgeving, onverminderd artikel 211, 3°, lid 2 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, zijn uitsluitend de hoven en rechtbanken van het arrondissement Luik bevoegd.
